Risparmia tempo con la firma digitale Therefore
Il mondo del lavoro è sommerso di carta, prodotta in grande quantità soprattutto quando parliamo di documenti ufficiali.
Molti di questi vengono firmati e se impieghiamo un secondo per apporre una firma, i tempi sono molto più lunghi se pensiamo all’intero processo dietro a quel semplice gesto.
I fattori che incidono sui costi del processo di firma sono molteplici e vanno dalle varie fasi di approvazione, con cui il documento deve essere processato prima di consegnarlo per la firma, alla produzione di carta, fino ai tempi di attesa (a volte biblici), per riuscire ad incontrare il protagonista dell’intero processo: il firmatario.
“Il documento senza la firma apposta con la stilografica non è valido!” diventa solo un ricordo lontano, perché fortunatamente non è più così, al netto della poesia del gesto.
Oggi i sistemi di firma elettronica consentono alle aziende di tutto il mondo di risparmiare soldi e tempo, perché si sa, anche il tempo è denaro. E se prima per avere la fatidica firma su un documento poteva passare anche una settimana, oggi è questione di pochi minuti.
Perché il documento che nasce, nel 99% dei casi, in formato digitale non ha più bisogno di essere stampato in duplice copia, inviato per posta o essere consegnato a mano. Digitale è e digitale rimane.
Therefore, oltre a gestire tutti i processi documentali, dalla creazione degli stessi a tutti gli step approvativi successivi, supporta i flussi di firma dei documenti. Tra i sistemi più usati c’è l’OTP (One Time Password) che consente al firmatario di ricevere via mail il documento originale, autenticarsi e apporre la sua firma. In tre semplici passaggi il processo viene concluso ed il documento ritorna a Therefore con la stessa validità legale di un documento cartaceo firmato di pugno, senza ritardi e senza limiti spazio-temporali. Il documento è firmabile da qualsiasi luogo, sempre che si abbia a disposizione il minimo di connessione internet necessaria.
L’altro metodo, già visto dai più nelle filiali delle banche, è quello della firma grafometrica. Il documento arriva al firmatario tramite e-mail che può firmare il documento grazie ad un supporto hardware, come ad esempio una tavoletta grafica od un tablet. Anche in questo caso è questione di pochi minuti inviare un documento e vederlo tornare firmato.
Forse a questo punto vi chiederete che fine fa un documento digitale dopo che ha ricevuto la sua firma.
Therefore vi consente di recuperare questi documenti ed archiviarli automaticamente (insieme ai documenti di log che certificano la validità legale della firma), indicizzandoli correttamente per le future ricerche. In più vi consente di inviare tutti i documenti che desiderate in archiviazione sostitutiva, ultimo passaggio necessario per convalidare quel documento come originale ai termini di legge.
Il processo di firma a questo punto è concluso, e vi richiede solo pochi clic.