Che l’avvento della digitalizzazione abbia portato alla luce l’esigenza e la necessità di adottare nuove soluzioni all’interno di un’azienda è un fatto ben noto.
Complice anche la recente pandemia di Covid-19, sono molte le realtà aziendali che hanno dovuto fare i conti con degli scenari del tutto nuovi in cui per molti è stato difficile orientarsi.
In realtà che un cambiamento fosse già in atto era una verità già appurata, ad esempio, da uno studio condotto nel 2019 “The Modern Workplace”, la trasformazione digitale rientrava tra gli aspetti che andavano presi in forte considerazione per il 37% delle aziende, mentre un altro 35% la considerava una problematica a causa soprattutto dell’incapacità nello stabilire un approccio proattivo e costruttivo.
Oggigiorno, invece, la transizione digitale non è più una pallida ombra, ma è ormai una vera e propria realtà consolidata, e che come tale, richiede degli interventi netti e decisi.
Nonostante ciò, però, il concetto di digitalizzazione aziendale continua a essere oggetto in molti casi di errate interpretazioni che ne sviliscono il significato generale e ne offuscano i vantaggi ottenibili.
È vero che la digitalizzazione aziendale va a impattare positivamente sulla semplificazione e il risparmio di tutti settori aziendali coinvolti nella transizione, ma è altrettanto vero che coincide inesorabilmente con un abbandono totale dei consueti e ormai obsoleti strumenti tradizionali.
Digitalizzare significa risparmio sia di tempo che di risorse con tutta una serie di relativi vantaggi facilmente intuibili.
Perché digitalizzare il reparto amministrativo?
Migliore gestione del tempo
Uno dei benefici immediatamente ottenibili mediante la digitalizzazione è sicuramente quello relativo alle tempistiche.
E’ stato accertato, come un addetto del reparto amministrativo, impieghi quasi 2 ore di tempo quotidianamente per ricercare le informazioni necessarie all’espletamento dei propri compiti per un totale di 9 ore settimanali.
Si tratta, come si può ben capire, di uno spreco di tempo che si riflette inevitabilmente anche sull’intero business.
Ovvio poi come lo spreco non incida soltanto sulle tempistiche, ma soprattutto sui risultati finali. Più tempo è necessario per accedere alle varie informazioni più sarà difficile ottenere incrementi dell’attività produttiva, i quali a loro volta risulteranno assenti anche da un punto di vista di ritorno economico.
Tramite un’accurata digitalizzazione, invece, documenti, elenchi di clienti e/o fornitori, buste paga, fatture, dati contabili e altro ancora, saranno immediatamente usufruibili in pochissimo tempo.
Reperibilità della documentazione
Strettamente connesso con l’aspetto del risparmio del tempo c’è inevitabilmente quello della reperibilità delle varie fonti.
La dispersione della documentazione risulta essere una delle problematiche più sentite all’interno dei reparti amministrativi aziendali. La difficoltà maggiore, consiste nel fatto che eventuali report o dati in forma cartacea oltre a poter essere presenti in diversi uffici della stessa azienda, possono essere benissimo anche dislocati in succursali secondarie.
La digitalizzazione supera brillantemente queste problematiche e si presta a essere una soluzione altamente efficace in grado di assicurare autonomia, condivisione e reperibilità indipendentemente dal luogo fisico in cui sono stipati i dati.
Aumento delle performance aziendali
Quando i processi aziendali vengono sottoposti a digitalizzazione sono inevitabilmente soggetti all’avvento di soluzioni innovative, come il software Therefore offerto da Prodigi srl.
L’aspetto fondamentale su cui porre l’attenzione è che il reparto amministrativo di un’azienda non è da considerarsi come un reparto a sé stante senza alcuna connessione con i restanti.
Difatti si è notato che attuare procedimenti di informatizzazione dell’amministrazione di una società vada ad influire positivamente anche sugli altri settori componenti l’azienda.
La digitalizzazione rappresenta ormai una necessità imprescindibile per qualunque impresa voglia compiere davvero un salto verso il futuro, e abbracciare quelle innovazioni che saranno in grado di proiettare il proprio business alla cosiddetta Industria 4.0.
Per ulteriori informazioni su software di digitalizzazione aziendale, Prodigi soluzioni software.