Unificare processi e documenti con Therefore
Avete mai visto la clip “L’apprendista Stregone” che fa parte del lungometraggio “Fantasia” di Walt Disney? E’ datato 1940 e ricalca la ballata del 1797 di Wolfgang Goethe.
Per riassumere: Topolino è l’apprendista di uno stregone incaricato dei lavori più umili e faticosi che, ritrovatosi da solo nello studio del mago, decide di utilizzare un sortilegio per far compiere ad una scopa tutto il lavoro che gli era stato assegnato. Ma la situazione gli sfugge di mano e quando si rende conto di non riuscire più a controllarla, non conoscendo la giusta formula, cerca di fermarla facendola a pezzi con un’accetta, ottenendo come unico risultato, quello di farla moltiplicare. Il tentativo disperato del protagonista si ripete più volte fino a quando non si trova di fronte un esercito di scope che fanno sprofondare lo studio nel caos. Fortunatamente sopraggiunge lo stregone a ripristinare l’ordine, salvando, così, la situazione.
Se vogliamo fare una trasposizione della ballata alla vita reale, lo stesso rischio dell’apprendista stregone possiamo correrlo noi in ufficio, a pensarci bene.
Dall’adozione dei primi computer sui luoghi di lavoro, il carico di informazioni e di documenti che un’azienda deve gestire è aumentato vertiginosamente e la mole è destinata ad aumentare sempre di più. Così come l’apprendista, senza i giusti strumenti, possiamo facilmente aumentare ancora di più il volume delle informazioni da gestire, frammentando i dati e duplicando involontariamente i documenti senza controllo, fino a quando lo studio (il nostro questa volta) non finisce nel caos.
L’errore in questo caso è quello di pensare di avere già tutte le risorse necessarie per poter affrontare al meglio il lavoro, pensiamo cioè di sapere la formula magica che ci salverà da questo tsunami di dati. La realtà è che molte aziende strutturano il proprio IT improvvisando sul momento la soluzione migliore ad un problema emergente. Questo tipo di attitudine conduce ad una struttura popolata da numerosi software che, spesso, agiscono su una porzione molto limitata dell’azienda, al netto degli indispensabili gestionali.
I problemi anche in questo caso si moltiplicano, dalla gestione dei numerosi contratti di assistenza per i software, al tentativo di collegarli l’uno con l’altro alla sopra citata frammentazione delle informazioni. Stiamo ancora cercando di fermare la scopa a colpi di accetta.
Arrivati a questo punto abbiamo capito che siamo in un bel marasma, anche se, in questo tipo di storie, c’è sempre il lieto fine. In sostanza, chi può fare la parte dello stregone a questo punto del racconto? Diciamo che più che una soluzione unica ci sono molti fattori che potrebbero ripristinare l’ordine, ad esempio un metodo unico di lavoro e di archiviazione dei dati, un sistema più rapido e veloce per reperire le informazioni, una standardizzazione dei processi (considerando le strade alternative) ed un’analisi dei risultati puntuale.
Therefore può aiutare in molti di questi aspetti: la sua forza è quella di riuscire a gestire ed unire tutti i vostri documenti ed i flussi di lavoro utilizzando un’unica piattaforma. Le aziende che ad oggi non hanno ancora affrontato un percorso di trasformazione digitale rischiano di trovarsi impreparate nella gestione e in una posizione di deficit competitivo importante.
Siete pronti a svestire i panni dell’apprendista per trasformarvi in stregoni?